TIPS DAN TRIK MS. EXCEL

Rumus Excel VLOOKUP

Syntax dari fungsi microsoft excel ini adalah : VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)
Rumus Excel VLOOKUP dipakai untuk mencari nilai dalam kolom pertama dari tabel dan mengembalikan nilai dalam baris yang sama dari kolom lain dalam tabel. Supaya lebih jelas, kita pakai fungsi Microsoft Excel VLOOKUP dalam contoh berikut.
Toko Saribusana memiliki tabel Daftar Barang sbb. :

Kemudian, saya diminta membuat tabel hasil penjualan bulan Juli 2011 seperti berikut :

Untuk mengisi kolom Keterangan, saya akan ambil dari Daftar Barang Toko Saribusana berdasarkan Kode yang ada, maka rumus Excel nya adalah
=VLOOKUP(B12,$B$3:$E$6,2,FALSE)
B12 : Kode Barang di B12 adalah acuan yang dipakai untuk mengambil data di tabel Daftar Barang.
$B$3:$E$6 : range tabel yang akan kita ambil datanya, dalam hal ini adalah tabel Daftar Barang tanpa mengikutsertakan judul kolom. Dan,  jangan lupa gunakan $ sebab range tabel adalah absolut.
2 : kolom ke-2 yaitu kolom Keterangan di range tabel adalah kolom yang akan kita ambil datanya. Kolom ke-1 selalu dimulai dari kolom paling kiri.
Singkatnya, kita menyuruh Excel melihat Kode di cel B12 lalu cari di range tabel Daftar Barang sesuai Kode yang sama, setelah itu ambil nilai di kolom Keterangannya dan isikan di tabel Hasil Penjualan. Hasilnya :

Demikian juga untuk mengisi kolom Harga Penjualan di cel E12, dengan memperhatikan bahwa Harga Penjualan = Harga Pokok * (1+Markup), maka , rumus Excel nya adalah
=VLOOKUP(B12,$B$3:$E$6,3,FALSE)*(1+VLOOKUP(B12,$B$3:$E$6,4,FALSE))
Di fungsi Microsoft Excel tersebut, kita menyuruh Excel melihat Kode di B12 lalu cari kode yang sama di tabel Daftar Barang, setelah itu ambil Harga Pokoknya dan kalikan Harga Pokok dengan (1+Markup). Nilai Markup diambil dengan cara yang sama dengan cara mengambil nilai Harga Pokok. Maka kita mendapatkan Harga Penjualan untuk Kode di B12.
Oke, silakan mencoba dulu dan mengutak atik fungsi Microsoft Excel VLOOKUP. Semoga mengerti.
Oh, ya, V di VLOOKUP singkatan dari vertikal. Penggunaan VLOOKUP (bukan HLOOKUP) ketika nilai-nilai acuan Anda berada dalam kolom di sebelah kiri tabel data dan Anda mengambil data lain di sebelah kanannya. Gunakan fungsi microsoft excel HLOOKUP ketika nilai-nilai acuan Anda berada dalam baris di sebelah atas tabel data dan Anda ingin mengambil data-data di baris bawahnya.

Rumus Excel IF

Syntax dari fungsi microsoft excel ini adalah : IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)
Maka dengan menggunakan fungsi microsoft excel IF, kita memberikan :

• suatu kondisi kepada Excel, lalu
• jika kondisi itu terpenuhi maka lakukan A,
• jika tidak terpenuhi maka lakukan B.
  

Oke, kita coba dalam kasus yang sama yaitu Toko Saribusana. Kembali saya diminta menambahkan sebuah kolom di Tabel Penjualan bulan Juli 2011 yang menunjukkan status barang. Jika penjualan barang lebih dari 500 unit berarti Barang Laku, jika penjualan diantara 300 dan 500 maka Cukup Laku, dan di bawah 300 berarti Ga Laku.

Rumus excel di sel G12 adalah
=IF(D12>300,IF(D12>500,”Laku Keras”,”Kurang Laku”),”Ga Laku”)
Saya meminta Excel untuk mengecek :

• Apakah unit terjual di D12 lebih dari 300  =IF(D12>300
• Jika ya maka cek lagi apakah D12 lebih dari 500, IF(D12>500
• Jika ya maka Laku Keras, “Laku Keras”
• jika tidak maka Kurang Laku.  “Kurang Laku”
• jika tidak berarti barang Ga Laku. “Ga Laku”
  

Di atas terlihat bahwa terjadi dua kali pengecekan, atau saya memakai 2 kali rumus excel IF. Fungsi If kedua berada di dalam fungsi If pertama. Fungsi IF dapat dipakai di dalam fungsi IF lainnya, jangan lupa fungsi IF di dalam tidak memakai tanda sama dengan [=] lagi.
Sekarang kita akan mencoba fungsi microsoft excel yang berhubungan dengan tanggal.

Fungsi Microsoft Excel Date and Time

Kedua fungsi microsoft excel ini sering juga dipakai dalam mengolah data di Excel.

Langsung saja, di atas adalah tabel Daftar Siswa Tercepat dalam Ujian IPA dari tiap kelas. Petugas administrasi memasukkan data tanggal, bulan, tahun dalam kolom-kolom terpisah supaya lebih cepat dan mudah. Nah, tugas saya mencari siapa yang tercepat dari kelima kontestan tersebut.
Pertama, saya satukan dulu tanggal, bulan dan tahun menjadi satu di sel C12 dengan fungsi microsoft excel :
=DATE(E3,D3,C3)
Fungsi microsoft excel ini mengambil data di sel E3,D3,C3 dan menjadikannya tanggal.
Lalu satukan juga jam, menit, dan detik tiap siswa di sel D12 dengan rumus :
=TIME(F3,G3,H3)
Rumus ini mengambil data di sel E3,D3,C3 dan menjadikannya waktu, untuk format time yang Anda ingini, ubah dalam menu Format Cells (klik kanan di sel, pilih Format Cells, pilih Time, pilih format yang Anda mau).
Baru saya cari siswa tercepat di sel E12 dengan fungsi microsoft excel :
=RANK(D12,$D$12:$D$16,1)
Fungsi Rank mencari urutan dalam suatu range, lalu Anda bisa pilih mau Ascending atau Descending.  Hasilnya adalah tabel berikut

Istilah-istilah dalam Excel
1. Cell : merupakan bagian terkecil dari worksheet yng dapat diisi dengan jumlah karakter (max. 255 karakter) isi cell dapat berupa value, formula atau text. Contoh : cell A3, cell D5

2. Worksheet (lembar Kerja) : merupakan kumpulan dari 256 kolom dan 65536 baris.

3. Workbook (buku kerja) : merupakan kumpulan dari 256 worksheet (berlabel sheet1 sampai sheet 256)

4. Range : merupakan sekelompok cell yang akan mendapataksi sama sesuai perintah yang anda jalankan. Pemberian alamat/ address dilakukan mulai dari cell sudut kiri atas sampai cell sudut kanan bawah. Contoh : A4:D6 → range mulai dari cell A4 sampai cell D6

5. Alamat Relatif : merupakan alamat yang jika dituliskan kedalam bentuk rumus atau fungsi akan berubah jika dicopy ke cell lain.
Contoh : cell berisi formula A5*6 ,B3 dicopy ke C5 formula pada C5 berubah menjadi B8*6

6. Alamat Semi Absolut : merupakan alamat yang dituliskan dengan tanda $ didepan baris atau kolomsehingga nilai tidak akan berubah.
Contoh : Cell B1 berisi formula $A1*7,B1 dicopy kan ke D5 formula pada D5 menjadi $A5*7

7. Alamat Absolut : merupakan alamat yang dituliskan dengan tanda $ didepan baris dan kolom.tekan tombol F4 untuk menghasilkan alamat absolut pada formula bar. Contoh : cell B1 berisi formula $A$1&5,B1 dicopy kan ke C3 formula pada C3 menjadi $A$1*5

8. Name Box : menunjukkan pada cell/ range yang aktif saat itu. Anda dapat juga membuat nama range melalui kotak nama disebelah kiri formula bar.
Contoh : Holla nama lain range A5:G7

Menulis Rumus
1.Operasi Logika
Dibawah ini terdapat operasi logika anda dapat menggunakan operasi resali atau perbandingan dengan lambang yang digunakan pada Excel dan fungsinya sebagai berikut :
a. = : sama dengan
b. > : lebih besar dari
c. < : lebih kecil dari d. >= : lebih besar atau sama dengan
e. <= : lebih kecil atau sama dengan f. <> : tidak sama dengan

2. Menggunakan Fungsi
Fungsi sebenarnya adalah rumus yang sudah ada disediakan oleh Excel 2003, yang akan membantu dalam proses perhitungan. Kita tinggal memanfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Umumnya penulisan Fungsi harus dilengkapi dengan argumen, baik erupa angka, label, rumus, alamat sel atau range. Argumen ini harus ditulis dengan diapit tanda kurung ().
A.Fungsi Logika
Fungsi logika adalah fungsi yang digunakan untuk menyelesaikan perhitungan-perhitungan yang berhubungan dengan pengambilan keputusan fungsi logika yang digunakan adalah :
1. Fungsi If :
Bentuk penulisannya : =If(kondisi,nilai jika benar,nilai jika salah)
Contoh : =If(A5<17,”anak-anak”,”dewasa”)>30,”panas”,if(A5>0,”hangat”,”dingin”))
2. Fungsi String
Fungsi string berfungsi untuk mengubah isi text numeric menjadi bilangan
1. Fungsi VALUE :
digunakan untuk merubah nilai value menjadi nilai text,
penulisannya : =VALUE(text)
2. Fungsi FIND :
digunakan untuk menghasilkan posisi substring dari sebuah string atau suatu nomor yang dicari,penulisannya : =FIND(cari text,pada text,mulai nomor)
3. Fungsi MID
digunakan untu mengambil karakter tertentu dari sederet karakter, penulisannya : =MID(text,posisi awal,jumlah karakter)
4. Fungsi LEFT atau RIGHT :
digunakan untuk mengambil substring sebelah kiri atau kanan string, penulisannya =LEFT atau =RIGHT(text,jumlah karakter)
5. Fungsi REPLACE :
digunakan untuk menggantikan substring dengan substring lain dalam sebuah string (sederetan karakter atau karakter),
penulisannya : =REPLACE(text lama,nomor awal,jumlah karakter,text baru)
6. Fungsi CONCATENATE :
digunakan untuk menggabungkan string menjadi satu kalimat maksimal 30 string,
penulisannya : =CONCATENATE(text1,text2,…)
B. Fungsi Tabel :
Fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP digunakan untuk membaca tabel secara vertikal (VLOOKUP) atau secara horizontal (HLOOKUP),
penulisanya : =HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,…)
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,…)

Fungsi yang sering digunakan
1. fungsi Sum :
Digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada satu range, penulisannya : =SUM(number1,number2,..)

2. Fungsi Average :
Digunakan untuk mencari nilai rata-rata,
penulisannya : =average(number1,number2,…)
3. Fungsi Max :
Digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data, penulisannya : =max(number1,number2,…)
4. Fungsi Min:
Digunakan untuk mencari nilai terendah dari sekumpulan data, penulisannya : =max(number1,number2,…)
5. fungsi Count :
Digunakan untuk menghitung jumlah data dari range yang kita pilih
6. Fungsi Stedev :
Digunakan untuk menentukan standart devisiasi dari suatu range, penulisannya : =stedev(number1,number2,…)
7. Fungsi Var :
Digunakan untuk menentukan nilai varience dari suatu range, penulisannya : =var(number1,number2,…).